Veel organisaties hebben calamiteitenplannen of -draaiboeken. Deze beschrijven de procedures in geval van calamiteiten, de verschillende actoren daarbij en de handelingsperspectieven. Het is van belang dat de managers en medewerkers handelen volgens het calamiteitenplan. Ze moeten ervaren hoe het is om tijdens calamiteiten/crises de juiste communicatiehandelingen uit te voeren.

Training

Het accent in de trainingen ligt op het volgen van de afgesproken procedures uit het calamiteitenplan met nadruk op crisiscommunicatie. Vooral de communicatie die van invloed is op reputatie en beeldvorming krijgt aandacht: hoe zeggen we wat, wanneer en tegen wie? Zowel extern als intern.

Doelgroep

Veelal managers die deel uitmaken van calamiteitenteams die wekelijks in shifts rouleren en gedurende hun piketdienst verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van calamiteitenmanagement en crisiscommunicatie.

Opzet van de training

In de simulatietrainingen worden herkenbare en realistische praktijksituaties behandeld. De opdrachtgever voorziet ons van informatie daarvoor. In deze training komen aspecten aan de orde die in de werkelijkheid mogelijk zijn. Van onverwachte gebeurtenissen, onzekere beschikbaarheid van mensen tot interventies, vervelende vragen en moeilijke beslissingen. En dat onder tijdsdruk, met de media aan de deur, trending topics op twitter, onzekere klanten/stakeholders die een gesprek eisen, etc.

De trainingen duren veelal een dagdeel van 4 uur. Ochtend: van 08:30 uur tot 12:30 uur, middag: van 13:00 uur tot 17:00 uur. Per training nemen maximaal 4 managers deel. Ieder uur wordt een andere casus behandeld, hierdoor krijgt iedere deelnemer een keer de leidende rol toebedeeld.

Alle deelnemers voeren in ieder van de vier casussen een actieve rol uit. Eenieder draagt bij aan de juiste informatie en ondersteunt/adviseert de ‘hoofdrolspeler’. Het effect is dat iedere deelnemer leert van de praktijkervaring en de input van hun collega’s. Door het oefenen van vier realistische praktijkcasussen worden de noodzakelijke stappen uit het crisiscalamiteitenplan goed eigen gemaakt.

Opnamen

Tijdens de uitvoering van de praktijkcasussen worden filmopnamen gemaakt. Deels van het groepsproces en deels om een statement/interview aan de media af te geven. Na iedere casus wordt een deel van de opnamen bekeken en besproken.

Voor de uitvoering van de training is een trainingsruimte en sub ruimte gewenst. De trainingsruimte is voorzien van een tv of een beamer met scherm en flipover of whiteboard.

Calamiteitentrainingen

Voor mensen die niet direct met media te maken hebben, maar wel met bijvoorbeeld bewoners bij een calamiteit, verzorgt VDCP speciale trainingen. Deze trainingen voor bijvoorbeeld technisch medewerkers of VVe beheerders van een woningcorporatie leggen de nadruk op de omgang met al dan niet getroffen bewoners van complexen waar iets is gebeurd. Zie ook hier. Deze training kan ook online verzorgd worden.